Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) encadrent les prestations commercialisées sous la marque Incoming Normandy (ci-après “Incoming Normandy”), exclusivement à destination de clients professionnels (entreprises, agences, associations, institutions, collectivités) (ci-après le “Client”).
Toute commande implique l’adhésion sans réserve du Client aux CGV, lesquelles prévalent sur tout document contradictoire, sauf dérogation expresse et écrite acceptée par Incoming Normandy.
Aucune vente aux consommateurs n’est réalisée via Incoming Normandy.
Les prestations sont vendues par :
JEAN CONNAÎT UN RAYON – SAS au capital de 60 000 €
Siège social : Résidence La Pinchonnière, 1320 chemin de la Croix Solier, 14800 Tourgéville, France
RCS Lisieux 894 288 620 – SIRET 894 288 620 00012
Adresse opérationnelle : 19 quai de l’Impératrice Eugénie, 14800 Deauville, France – SIRET 894 288 620 00020
Email : contact@incomingnormandy.com
Prestation(s) : services de conception, organisation, coordination, réservation, logistique, production opérationnelle, assistance, encadrement, et plus largement toute prestation décrite au devis.
Prestataire(s) tiers : hébergeurs, transporteurs, restaurateurs, lieux, guides, activités, etc.
Dossier : ensemble des éléments contractuels (devis/bon de commande, programme, budget, échanges écrits, CGV).
4.1 Devis
Les devis et propositions sont établis selon les informations communiquées par le Client (dates, effectifs, standards, contraintes, timing, etc.).
Sauf mention contraire, un devis est valable [15] jours.
4.2 Formation du contrat
La commande est ferme à réception :
du devis/bon de commande signé ou d’une validation écrite non équivoque (email), et
de l’acompte prévu à l’article 6 (si applicable).
4.3 Périmètre
Seules les prestations explicitement mentionnées dans le devis confirmé sont incluses. Toute demande additionnelle fait l’objet d’un avenant ou d’une facturation complémentaire.
5.1 Prix B2B
Les prix sont exprimés en euros HT (sauf stipulation contraire). La TVA est appliquée selon les règles en vigueur et la nature des prestations.
5.2 Éléments non inclus (sauf mention expresse)
Notamment : dépenses personnelles, pourboires, assurances optionnelles, extras, upgrades non contractualisés, pénalités liées au Client/participants, frais liés à des modifications tardives, taxes locales non connues à date du devis.
5.3 Révision / ajustements
Les prix peuvent être réajustés en cas de variation significative imposée par des tiers (transport, taxes, privatisations, énergie/carburant, change si applicable) ou en cas de modification du brief (dates, effectifs, niveaux de service, contraintes).
Sauf conditions particulières au devis :
Acompte : [30]% à la commande, non libératoire tant qu’il n’est pas encaissé.
Solde : [45] jours avant la date de début des prestations (ou selon échéancier défini au devis).
Pour une commande à moins de [45] jours, le paiement intégral peut être exigé à la confirmation.
Moyens de paiement : virement bancaire (RIB sur facture) et/ou carte bancaire si proposé.
En cas de retard, des pénalités de retard sont dues de plein droit à compter du jour suivant l’échéance, au taux indiqué sur facture (à défaut : taux légal majoré applicable aux professionnels), ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, par facture impayée.
Incoming Normandy se réserve en outre le droit de suspendre les prestations en cours et/ou de refuser toute nouvelle commande.
8.1 À l’initiative du Client
Toute modification (dates, effectifs, prestations, standards, horaires, lieux) doit être demandée par écrit. Elle n’est effective qu’après acceptation écrite d’Incoming Normandy.
Les conséquences tarifaires et opérationnelles (re-pricing, frais prestataires, pénalités) sont à la charge du Client.
8.2 À l’initiative d’Incoming Normandy
En cas d’indisponibilité d’un prestataire/lieu/activité, Incoming Normandy peut proposer une solution équivalente ou supérieure, dans la mesure du possible. Si une substitution entraîne un surcoût, celui-ci est soumis à validation du Client, sauf urgence opérationnelle.
9.1 Principe
Toute annulation doit être notifiée par écrit. Les frais d’annulation couvrent :
les sommes engagées et non récupérables auprès des prestataires tiers,
et, le cas échéant, des frais de production/gestion.
9.2 Barème standard (si le devis n’en prévoit pas un spécifique)
Sauf conditions particulières plus strictes imposées par certains prestataires (non remboursable / billets nominatifs / privatisations), le barème suivant s’applique sur le montant total HT du dossier :
plus de 120 jours : 10%
de 119 à 90 jours : 20%
de 89 à 46 jours : 40%
de 45 à 30 jours : 70%
moins de 30 jours : 100%
Important : certaines prestations sont par nature non annulables (ex. privatisations, billetterie, transport émis, acomptes hôteliers, lieux). Dans ce cas, les conditions du prestataire priment et peuvent conduire à une facturation jusqu’à 100%dès émission/confirmation.
9.3 Réduction d’effectif / no-show
Toute réduction d’effectif est assimilée à une annulation partielle et facturée selon le même mécanisme (conditions prestataires + barème). Les no-show ne donnent lieu à aucun remboursement.
Incoming Normandy agit selon le dossier :
soit comme contractant principal sur tout ou partie du périmètre,
soit comme intermédiaire/coordinateur pour des prestations opérées par des prestataires tiers.
Dans tous les cas, le Client reconnaît que l’exécution effective dépend des prestataires tiers, soumis à leurs propres contraintes (sécurité, capacités, météo, réglementation, horaires, etc.).
Incoming Normandy ne saurait être tenue pour responsable d’une défaillance imputable exclusivement à un prestataire tiers, sous réserve de ses obligations contractuelles et des diligences raisonnables (remplacement, réorganisation, assistance).
Le Client s’engage à fournir dans les délais :
brief complet, effectifs, listes si nécessaires, contraintes (allergies, accessibilité, timings, sûreté),
un interlocuteur décisionnaire joignable,
le respect des horaires, règles de lieux, consignes de sécurité.
Le Client est responsable du comportement des participants et supporte les coûts liés aux dégradations, pénalités, amendes, retards causés par le groupe.
Le Client s’assure que les participants disposent des documents requis et respectent les consignes.
Incoming Normandy recommande la souscription d’assurances adaptées (annulation, RC organisateur, dommages, assistance).
Lorsque des assurances sont incluses, leur contenu et limites sont précisés au devis.
Les supports, programmes, conducteurs, documents, contenus et méthodologies fournis par Incoming Normandy restent sa propriété intellectuelle, sauf stipulation contraire.
Le Client bénéficie d’un droit d’usage strictement interne pour l’exécution du dossier. Toute reproduction/redistribution externe requiert un accord écrit.
Chaque partie s’engage à conserver strictement confidentielles les informations commerciales, techniques, financières et opérationnelles échangées dans le cadre du dossier, pendant une durée de [3] ans après la fin des prestations, sauf obligation légale ou accord écrit.
Les données personnelles éventuellement traitées (participants, interlocuteurs) le sont aux fins d’exécution du dossier, gestion administrative et sécurité.
Le Client garantit qu’il dispose d’une base légale pour transmettre les données des participants et qu’il les a informés.
Aucune partie ne pourra être tenue responsable en cas d’inexécution due à un événement de force majeure (au sens du droit français).
Les aléas météo, restrictions administratives, mouvements sociaux, contraintes de sécurité, fermetures exceptionnelles peuvent imposer des ajustements. Incoming Normandy met en œuvre des solutions raisonnables de reconfiguration ; les surcoûts non imputables à Incoming Normandy restent à la charge du Client.
Toute réclamation doit être notifiée par écrit dans un délai de [7] jours suivant la fin des prestations, avec éléments factuels (dates, lieux, constat, pièces). À défaut, la prestation est réputée conforme.
Les CGV sont soumises au droit français.
Clients professionnels uniquement : tout litige relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Lisieux, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.